CPA Views｜為什麼帳上有應收帳款，現金卻越來越少？收款流程實務指南

前言

許多老闆都有過同樣的困惑：

「我們明明有很多應收帳款，為什麼帳上的現金反而越來越少？」
「我很忙，公司也有收入啊，怎麼還是沒有錢？」

這不是假象，而是一個非常典型的企業痛點：
做生意很忙，但現金回不來。

在會計上，「有銷售」不等於「有現金」，只有客戶真正把錢付進來，公司才真的有能力運轉。

本文從實務角度切入，帶你理解造成現金短缺的原因、如何降低壞帳風險，以及如何建立一套有效的收款 SOP。

一、客戶延遲付款的 4 個常見原因（實務地雷）

在實務中，客戶不付錢通常不是一個原因，而是以下組合：

1. 付款條件模糊

很多公司在報價單或合約中寫：
「請款後 30 天內付款」
但沒有寫清楚：

• 什麼叫「請款」？

• 是開發票當天？收貨or驗收當天？還是寄出請款文件當天？

條件模糊 → 客戶自然延後。

2. 未建立信用審查制度（遇到爛客戶）

大部分中小企業「只看訂單，不看對方付款紀錄」。
結果常見狀況：

• 客戶訂單金額很大，但付款習慣差

• 對方財務體質不穩，但你不知道

• 一延就是 90 天、120 天

最後變成壞帳。

3. 交付文件不完整，客戶「有理由不付」

例如：

• 驗收單據沒有簽

• 專案缺里程碑證明

• 對方找不到發票或文件

文件不齊，客戶就會用「我們內部還在對帳」拖延。

4. 收款流程沒有負責人

最常見也最致命：

• 沒有人定期追款

• 會計只記帳，不追應收

• 業務覺得追款會「破壞關係」

• 老闆太忙，最後變成沒人管

若無人管理應收帳款，公司將逐步陷入現金周轉困難。

二、到底要不要做信用額度？（會計師的實務建議）

答案是：
要做，而且越早做越好。

信用額度不是銀行才會用，中小企業同樣適用。
它可以避免：

• 接到大單 → 客戶跑掉 → 現金斷裂

• 超額欠款 → 公司無法承受

實務的信用額度流程可簡化為三步：

1. 客戶資料蒐集

• 客戶基本資料(地址、統編等)

• 公司規模(營收、資本額)

• 每月下單量

• 付款習慣

2. 初步信用評估

• 有沒有延遲付款紀錄？

• 同業對他的評價如何？

• Google 是否有負評或訴訟紀錄？

3. 設定可承擔風險

例如：

• 新客戶：額度 5–10 萬

• 穩定 3 個月：額度 20–50 萬

• 長期合作、付款良好：額度 50–300 萬（依公司規模）

這些措施可以大幅降低壞帳風險。

三、減少壞帳：應收帳款齡分析怎麼看？

應收帳款齡（AR Aging Report）是老闆最該看的報表之一。

它通常分為：

• 0–30 天（正常）

• 31–60 天（開始需要追）

• 61–90 天（有風險）

• 91–120 天（高風險）

• 120 天以上（高機率壞帳）

實務判斷重點：

• 30 天以上的佔比太高 → 公司現金流已經在下降

• 60 天以上仍未收回 → 要密切追蹤

• 120 天以上 → 高機率需提列壞帳準備 + 問題根源要找出

如果你的 aging report 長這樣：

那公司「看起來」有 750 萬應收，但
真正安全的只有 100 萬～250 萬。

這就是為什麼帳上看起來有錢，實際卻沒有現金。

四、如何建立有效的收款 SOP（附 Email 範本 + 催款腳本）

以下是一套能讓中小企業立即上手的流程 (以請款後30天付款為例)：

STEP 1：事前預防（放帳前）

• 合約寫清楚付款條件

• 明確要求驗收流程

• 提供統一的請款文件格式

（目標：不要讓客戶找藉口拖延）

STEP 2：請款當下（Day 0）

寄出文件：

• 發票

• 驗收完成文件

• 訂單/合約

• 帳款明細

STEP 3：未到期提醒（Day 20）

Email範例：

主旨：付款提醒–專案（編號）

您好，目前此筆款項將於 DD 日到期。

若您需要額外文件或流程協助煩請告知，謝謝。

STEP 4：逾期追款（Day 30–45）

Email範例：

主旨：逾期款項提醒–專案（編號）

您好，經系統確認此筆款項已逾期。

如有內部流程仍在進行，煩請告知預計付款日。

若需我們提供額外資料，也請隨時告知。謝謝。

STEP 5：高風險追款（Day 60–90）

• 電話確認

• 提供對帳單

• 必要時讓業務主管介入

可用簡短電話腳本：

「您好，我是 XX，公司系統顯示此筆款項仍未入帳，想確認是否有文件待補或流程卡關？若方便，也想請您協助告知預計付款日。」

STEP 6：Day 90 天以上（法律/停供判斷）

• 停止出貨

• 通知法律顧問

• 若對方仍有訂單，要求預付款

  
  

結語

有營收不代表有現金。
如果沒有完善的收款流程，公司即使「看起來很忙」，現金也會越來越少。

良好的應收帳款管理，是企業穩健經營的重要基礎：

• 明確的付款條件

• 合理的信用額度

• 定期的帳齡分析

• 標準化的收款 SOP

這些不是企業「有空再做」的事情，而是維持公司正常運作的基礎。

小提醒

👉 看似「賺很多」，但如果錢收不回來，就是賠。
👉 只有現金能進來，才叫真正的收入。